Business Magazin

Wissen, was läuft!

Das nächste Online-Meeting steht an?
Vorbereitung ist alles – das gilt auch für Videokonferenzen | Foto: Büro Foto erstellt von tirachardz - de.freepik.com

Das nächste Online-Meeting steht an?

22. Februar 2021

Tipps für einen reibungslosen Ablauf Ihrer nächsten Videokonferenz

Für viele Arbeitnehmer*innen ist das Homeoffice derzeit allgegenwärtig. Webkonferenzen und Online-Meetings gewinnen immer mehr an Bedeutung. Ob wichtige Termine mit Kunden, Mitarbeiterbesprechungen oder die Durchführung von Bewerbungsgesprächen. Hierfür bieten Webkonferenzen eine schnelle und praktische Lösung. Doch wie führt man diese am besten durch? Neben funktionierender technischer Voraussetzungen sollte es von Beginn an auch durchorganisiert sein. Wir führen ein paar hilfreiche Tipps auf, die bei Ihrem nächsten virtuellen Meeting zu einem reibungslosen Ablauf führen! 

Mit der perfekten Vorbereitung geht nichts schief

Vorbereitung ist das A und O. Legen Sie noch vor der virtuellen Konferenz das Kommunikationstool fest, welches Sie verwenden werden. Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Anbietern. Neben Skype bieten sich beispielsweise auch Zoom, Cisco, Webex, Microsoft Teams oder Google Meet als Videokonferenz Tool an. Der Organisator sollte eine Agenda aufstellen, also Themen und Ziele festlegen. Falls das virtuelle Meeting aufgenommen werden muss, um beispielsweise danach Einzelheiten zu analysieren, müssen alle Teilnehmer davon informiert werden. Am einfachsten ist es in diesem Fall, vorher eine Einwilligungserklärung für eine Aufzeichnung von allen Teilnehmenden einzuholen. 

Den optimalen Besprechungs-/ Konferenzraum finden

Eines darf nicht vergessen werden: Der Raum, in dem man die Videokonferenz hält, repräsentiert das Unternehmen. Somit gilt: Einer der wichtigsten Punkte in der Vorbereitung der Meetings ist, den geeigneten Raum für die Besprechung festzulegen. Die Atmosphäre übt eine immense Wirkung auf die Konzentration und Effektivität des Meetings aus. Achten Sie somit auf einen aufgeräumten Schreibtisch sowie eine angenehme Beleuchtung, um einen professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen. Gerade im Homeoffice sollten sie auf einen neutralen Hintergrund achten. Ihre Kolleg*innen, Kunden oder Vertragspartner müssen nicht unbedingt die Bilder Ihres letzten Strandurlaubs sehen.

Technische Vorbereitungen: Überlassen Sie nichts dem Zufall!

Erst hören Sie Ihren Gesprächspartner nicht richtig, dann bricht die Verbindung ab oder die Kamera funktioniert nicht. All diese technischen Pannen während der Konferenz sind ärgerlich. Um diesen vorzubeugen, bietet es sich an, noch vor dem Online-Meeting einen Testlauf zu starten. Checken Sie Ihre Internetverbindung und überzeugen Sie sich im Vorfeld davon, dass Ihre Webcam, Ihr Mikrofon und Ihr Audiosystem richtig funktionieren. Zu empfehlen sind Mikrofone, die über eine Echo-Cancellation-Funktion verfügen. Auf diesem Weg werden Echo- und Hintergrundgeräusche minimiert und dadurch die Soundqualität der Aufnahme deutlich optimiert.

Der Dresscode für Zuhause

Auch wenn man es Zuhause lieber etwas gemütlicher hat, sollten Sie nicht im Schlafanzug vor die Kamera treten. Eine Videokonferenz sollte als vollwertiges Meeting angesehen werden. Achten Sie also stets auf Ihr Erscheinungsbild. Idealerweise wählen Sie sich ein, zwei Minuten vor dem Start der Videokonferenz ein, um eine Verspätung zu vermeiden und garantiert pünktlich zu sein.

Auswertung

Erstellen Sie nach der Konferenz eine Übersicht aller Inhalte und Themen, die während des Meetings besprochen wurden. So können aus dem Meeting konkrete Handlungsempfehlungen erfolgen. Befolgen Sie all diese Tipps, wird einer erfolgreichen Video-Konferenz nichts mehr im Wege stehen. So bewältigen Sie auch während der Krise Ihren Berufsalltag! (mp)